Hoe een webshop werkt

Elke bestelling volgt dezelfde vijf stappen. Wie die kent, begrijpt meteen waarom de rest van deze gids ertoe doet.

1. 1BestellenEen klant kiest een product en ziet wat verzending kost.
2. 2BetalenHij betaalt met Bancontact, kaart of gsm. Het geld komt bij jou.
3. 3InpakkenJij krijgt een melding en pakt het product in.
4. 4VerzendenJe plakt een label op het pakje, de klant krijgt een volgcode.
5. 5Eventueel retourWil de klant het niet houden, dan stuurt hij het terug.

Bij elke stap hoort een vraag die je vooraf beantwoordt. Hoe betaalt een klant? Wat kost de verzending, en naar welke landen? Wat gebeurt er bij een retour? En welke regels gelden er? Daarover gaan de volgende hoofdstukken.

Het meeste regel je één keer. Daarna volgt elke bestelling hetzelfde pad.

Wie doet wat

Wij bouwen en stellen in. Jij beslist over je zaak. Sommige dingen doen we samen.

Jij kent je product, je klant en je cijfers. Die keuzes kunnen wij niet voor je maken, maar we denken wel mee. Bij elk hoofdstuk staat onderaan wat wij doen.

Wat wanneer

Een webshop klaarzetten verloopt in vier fases. Zo weet je wat er wanneer aan bod komt, en hoef je niet alles tegelijk te doen.

De juridische teksten vragen het meeste wachttijd, omdat iemand anders ze schrijft of naleest. Vraag ze dus aan zodra je weet hoe je verzendt en retours regelt.

Betalen

Je klanten willen betalen zoals ze gewoon zijn: in België vaak met Bancontact, elders met een bankkaart, Apple Pay of Google Pay. Dat bied je allemaal aan via de betaaldienst van Shopify zelf: Shopify Payments.

Dit doen we samen

Shopify Payments is gekoppeld aan jouw zaak en jouw bankrekening. Daarom vraagt Shopify gegevens die enkel jij hebt. Je hoeft dit niet alleen te doen: we activeren het samen, tijdens een afspraak. Jij houdt de gegevens bij de hand, wij klikken je erdoor.

Wil je later zelf kijken waar het staat: in Shopify vind je het onder Instellingen → Betalingen.

Zolang Shopify Payments niet actief is, zie je in je shop enkel alternatieven zoals PayPal. Dat is normaal. Zodra het actief is, verschijnen Bancontact en de bankkaarten.

Welke betaalmethodes

Voor een Belgische shop is dit de gebruikelijke keuze:

Minder is meer. Elke extra aanbieder is een extra account, extra kosten en een extra plek waar je uitbetalingen moet opvolgen.

Wat het kost en hoe je je geld krijgt

Per betaling houdt Shopify een klein percentage in, plus een paar cent. Hoeveel precies, hangt af van je abonnement en het soort kaart, en zie je in je instellingen. Gebruik je een andere betaaldienst in plaats van Shopify Payments, dan rekent Shopify daar bovenop nog een extra kost aan.

Je krijgt je geld niet per bestelling, maar gebundeld: één storting voor meerdere bestellingen, met de kosten er al af. Laat je boekhouder weten hoe dat werkt. We stellen dit samen in tijdens een meeting.

"Betaling in behandeling"

Bij Bancontact gaat de klant even naar zijn bank. Is die nog bezig, dan staat de bestelling op "Betaling in behandeling". Verzend pas wanneer er "Betaald" staat. Terugbetalen doe je vanuit de bestelling zelf. Het geld gaat dan automatisch terug via het betaalmiddel van de klant.

Verzenden

Bij verzenden beantwoord je drie vragen: naar waar, wat betaalt de klant, en met wie verzend je. De eerste twee zijn het belangrijkst.

Naar waar

Elk land dat je openzet, is een land waar je pakjes naartoe stuurt en retours van krijgt. Begin daarom klein. Een land toevoegen kan later altijd.

Wat betaalt de klant

Een pakje kost je meer dan het label alleen. Tel ook de doos, het vulmateriaal en eventueel een kaartje mee. Ter vergelijking: een pakje van 24 uur binnen België kost bij bpost aan het loket €8,60 in 2026. Online, met een contract of via een verzendprogramma betaal je minder.

Er zijn drie gangbare manieren:

• Een vaste prijs, bijvoorbeeld €6,95 per bestelling. Duidelijk voor de klant, eenvoudig voor jou.
• Gratis vanaf een bepaald bedrag. Onder de drempel betaalt de klant, erboven niet. Dit wordt het vaakst gecombineerd met een vaste prijs.
• Op gewicht. Enkel nodig als je producten sterk verschillen in gewicht.

Een drempel voor gratis verzending leg je best iets boven wat een klant gemiddeld koopt. Koopt een klant gemiddeld voor €80, dan werkt "gratis verzending vanaf €100" goed. Wie bijna aan dat bedrag zit, voegt vaak nog iets toe.

Met wie

Voor de klant maakt het weinig uit hoe je je labels maakt. Wat telt, is dat de verzendprijs in de shop klopt en dat het pakje op tijd aankomt. Welke manier het best past, hangt vooral af van hoeveel pakjes je verstuurt. Je kan altijd eenvoudig starten en later overstappen.

Kan dat niet gewoon in Shopify? Niet helemaal. In sommige landen koop je verzendlabels rechtstreeks in Shopify, maar België staat niet in die lijst. Bpost, PostNL en DPD voor Belgische zendingen koppel je dus via een app uit de Shopify App Store. Die app werkt wel binnen Shopify: je bestellingen staan erin en de volgcode gaat automatisch naar de klant.

Verzendapps voor België, stand oktober 2026:

• Sendcloud. Verzendplatform met onder meer bpost, PostNL, DPD en UPS. Het gratis plan kan je onbeperkt gebruiken: je betaalt per label, aan de tarieven van Sendcloud. Wil je je eigen contract met bpost gebruiken, dan heb je een betaald plan nodig, vanaf €28 per maand plus €0,10 per label.
• MyParcel BE. Voor bpost, PostNL en DPD. Geen abonnement: je betaalt per pakje dat verstuurd wordt.
• bpost shipping platform. De gratis app van bpost zelf, met labels voor thuislevering, afhaalpunten en pakjesautomaten. Je betaalt enkel de verzending. Werkt met of zonder contract.
• GLS Shipping (Belgium). De gratis app van GLS. Een afhaalpunt laten kiezen bij het afrekenen kan hier enkel met Shopify Plus.

Bij een betaald plan betaal je het abonnement en de verzending apart. Tel dus beide op wanneer je vergelijkt.

Een contract met bpost. Zonder contract betaal je het gewone tarief. Verstuur je meer dan 100 pakjes per jaar, dan krijg je bij bpost al verzendtegoed per pakje. Een contract met eigen tarieven kan volgens de bpost-brochure voor 2026 vanaf 1.000 pakjes per jaar. Op de tarievenpagina van bpost staat voor bpack 24h een lagere drempel. Vraag dus na bij bpost wat voor jou geldt. Met een contract kan bpost je pakjes ook geregeld komen ophalen.

Je kan je klant ook laten kiezen tussen thuislevering en een afhaalpunt of pakjesautomaat, elk met een eigen prijs. Handig voor wie overdag niet thuis is.

Buiten Europa

Het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen horen niet bij de Europese Unie. Daar gelden dezelfde regels als voor de Verenigde Staten of Japan.

• Bij elk pakje hoort een douaneverklaring met inhoud, waarde en een goederencode. Je vervoerder helpt daarbij.
• De klant betaalt meestal invoerkosten en lokale btw bij levering. Zeg dat duidelijk op je site. Een klant die het niet wist, weigert soms het pakje, en dan betaal jij de terugweg.
• Een retour moet opnieuw door de douane. Dat is duur en traag.

Open buiten Europa dus pas als er echte vraag is, bijvoorbeeld een paar klanten uit hetzelfde land. Zet dan enkel dat land open, met een vaste prijs.

Retour en bedenktijd

Goed nieuws: het meeste van je retourbeleid ligt al vast in de wet. Je hoeft het dus niet zelf uit te vinden.

Wat de wet zegt

• 14 dagen bedenktijd, vanaf de dag nadat de klant het pakje ontvangt. Bij een bestelling in meerdere leveringen, vanaf de laatste. In die periode mag hij zonder reden afzien van zijn aankoop.
• 14 dagen om terug te sturen, te rekenen vanaf het moment dat de klant zijn retour meldt.
• Terugbetalen binnen 14 dagen na die melding, met hetzelfde betaalmiddel. Je mag wachten tot je het pakje terug hebt, of tot de klant een verzendbewijs toont.
• De gewone verzendkost betaal je ook terug. Koos de klant een duurdere snelle levering, dan enkel het bedrag van de gewone.
• Een tegoedbon in plaats van geld kan enkel als de klant daar zelf voor kiest.
• Passen mag, dragen niet. De klant mag het product bekijken zoals in een winkel. Heeft hij het duidelijk gebruikt, dan mag je een deel van het bedrag inhouden. Dat moet jij kunnen aantonen.

Los daarvan heeft elke klant 2 jaar wettelijke garantie op gebreken. Dat staat los van de bedenktijd en kan je niet uitsluiten.

Wat jij kiest

• Wie het terugsturen betaalt. Dat mag de klant zijn, als het duidelijk op je site staat. Of jij, als service.
• Een langere termijn. 30 dagen in plaats van 14 mag altijd, korter nooit.
• Ruilen. Niet verplicht, wel handig bij kledij en maten.
• Hoe de klant terugstuurt. Zelf een pakje versturen, of met een retourlabel van jou.

Wat je mag uitsluiten

Enkel deze producten:

• Maatwerk en gepersonaliseerde stukken. Kiezen uit standaardmaten of -kleuren telt niet als maatwerk.
• Hygiëneproducten waarvan de verzegeling verbroken is, zoals oorbellen, ondergoed of cosmetica.
• Producten die snel bederven.

Producten in de solden of met korting mag je niet uitsluiten. Ook een geopende doos is geen reden om een retour te weigeren: openen om te bekijken mag altijd.

De herroepingsknop

Sinds 2026 moet elke webshop die aan particulieren verkoopt een duidelijke knop hebben waarmee een klant online zijn aankoop kan herroepen. In België staat dat in het Wetboek van economisch recht, van toepassing sinds augustus 2026.

• De knop draagt een duidelijke tekst, zoals "Hier de overeenkomst herroepen". "Neem contact op" volstaat niet.
• De klant vult zijn naam en bestelling in, en bevestigt daarna met een tweede knop.
• Hij krijgt meteen een bevestiging per mail, met datum en uur.
• De knop blijft beschikbaar zolang de bedenktijd loopt.

Komt er zo'n melding binnen, dan behandel je ze zoals elke andere retour.

Juridische teksten

Elke webshop heeft twee teksten nodig: algemene voorwaarden en een privacyverklaring. Samen met je retourbeleid vormen ze de spelregels van je winkel. Ze zien er zwaar uit, maar ze volgen een vast stramien.

Wat altijd op je site moet staan

Los van die teksten moet een klant makkelijk vinden wie je bent. Daarom staan deze gegevens onderaan elke pagina en op je contactpagina:

• De naam van je zaak en je rechtsvorm
• Je adres
• Je ondernemingsnummer en btw-nummer
• Een mailadres waarop je snel antwoordt

Algemene voorwaarden

Dit hoort er minstens in:

• Wie je bent, met je gegevens
• Hoe een bestelling tot stand komt en wanneer ze definitief is
• Prijzen, btw en betaalmethodes
• Levering: naar welke landen, binnen welke termijn, wat als een pakje verloren gaat
• De bedenktijd, met een formulier om te herroepen
• De wettelijke garantie van 2 jaar en hoe een klant een defect meldt
• Hoe je met klachten omgaat
• Welk recht van toepassing is

Oudere voorwaarden verwijzen soms naar het Europese ODR-platform voor geschillen. Dat platform bestaat sinds 20 juli 2025 niet meer, die verwijzing mag eruit.

Privacyverklaring

Een webshop houdt gegevens bij van klanten: naam, adres, mailadres, bestellingen. De privacywet (GDPR) vraagt dat je uitlegt wat je ermee doet:

• Wie verantwoordelijk is voor de gegevens: jij, met je contactgegevens
• Welke gegevens je bijhoudt en waarom: bestellingen afhandelen, verzenden, een nieuwsbrief
• Met wie je ze deelt, zoals Shopify, je betaaldienst, je vervoerder en je nieuwsbriefprogramma
• Hoelang je ze bewaart
• Welke rechten je klant heeft: inkijken, laten verbeteren, laten wissen, en klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Wil je klanten mailen met nieuws of aanbiedingen, dan vraag je daar apart toestemming voor, met een vakje dat niet vooraf aangevinkt is. Wie bestelt, heeft daarmee nog geen toestemming gegeven.

Hoe kom je eraan

Er zijn drie gangbare manieren. Een jurist die webshops begeleidt, is het duurst maar meteen correct. Een beroepsvereniging zoals UNIZO heeft modellen en advies voor leden. Shopify heeft ook sjablonen, maar die zijn niet geschreven voor het Belgisch recht en laat je dus best nalezen.

Wat je beter niet doet: de teksten van een andere webshop overnemen. Ze kloppen niet voor jouw zaak, en het is hun tekst.

Cookies

Cookies die je shop nodig heeft om te werken, zoals het winkelmandje, mogen altijd. Voor cookies die bezoekers meten of advertenties tonen, zoals Google Analytics of de Meta-pixel, moet een bezoeker eerst toestemming geven.

• "Weigeren" is even zichtbaar en even makkelijk als "Aanvaarden", op hetzelfde scherm.
• Verder surfen of de melding wegklikken telt niet als toestemming.
• Een bezoeker moet zijn keuze later kunnen wijzigen, via een link onderaan elke pagina.

Je productpagina's

Een klant kan je product niet vastnemen. Alles wat hij wil weten, moet dus op de pagina staan.

Wat erop moet

• Een naam en een korte beschrijving
• De prijs, altijd inclusief btw
• Goede foto's, bij elk product in dezelfde volgorde
• Onderhoud, maten of afmetingen
• Het gewicht van het ingepakte pakje, voor je verzendprijs
• Waarschuwingen als die er zijn, zoals kleine onderdelen of een allergeen

Extra regels per soort product

Voor sommige producten gelden bijkomende regels. De meest voorkomende:

• Kledij en textiel, ook woontextiel zoals kussens, plaids en gordijnen. De samenstelling is verplicht, bijvoorbeeld "100 % katoen". Zet ze op de pagina, zodat de klant ze leest vóór hij koopt.
• Kaarsen en geurproducten. Volgens de FOD Economie is een etiket verplicht, met de gegevens van de maker en de nodige waarschuwingen en pictogrammen, in de taal van het land waar je verkoopt. Zet die waarschuwingen ook op je productpagina.
• Lampen. Verkoop je losse lampen of ledlampen, dan toon je het energielabel op de pagina.
• Elektrische producten, lampen inbegrepen. Ook webshops vallen onder de terugnameplicht van Recupel. Vraag na wat dat voor jou betekent.

Onderhoud is nergens verplicht, maar klanten vragen er altijd naar. Een maattabel schrijf je best uit als tekst en niet als afbeelding. Dan is ze ook goed leesbaar op een kleine gsm of met een voorleesprogramma.

Twijfel je of er voor jouw product iets extra geldt? De FOD Economie heeft een overzicht per productgroep.

Wie is de maker

Sinds december 2024 vraagt een Europese regel over productveiligheid dat bij elk product duidelijk is wie het maakt. Verkoop je je eigen merk, dan ben jij de maker. Je naam, een postadres en een mailadres moeten dan vindbaar zijn. Laat je produceren buiten de EU, dan vermeld je ook wie in de EU verantwoordelijk is.

Prijzen en kortingen

Streep je een prijs door, dan moet dat de laagste prijs zijn die je de 30 dagen ervoor vroeg. Een prijs verhogen vlak voor een actie, om hem daarna te verlagen, mag niet.

Btw en je boekhouder

Laat je boekhouder weten dat je online gaat verkopen, liefst vóór je lanceert. Er verandert misschien weinig, maar dat beslist je boekhouder.

Verkopen in andere EU-landen

Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt een drempel van €10.000 per jaar, voor alle landen samen. Daaronder reken je Belgische btw. Daarboven reken je de btw van het land van je klant. Dat hoeft niet via een aparte registratie in elk land: met de OSS-regeling doe je één aangifte per kwartaal.

Zit je in de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, vraag dan zeker na wat online verkopen voor jou verandert.

Verkopen buiten de EU

Op een verkoop die de EU verlaat, reken je in principe geen Belgische btw, op voorwaarde dat je kan bewijzen dat het pakje vertrokken is. Je boekhouder zegt je hoe je dat bewaart.

Verpakking

Wie verpakte producten op de Belgische markt brengt, heeft mogelijk een jaarlijkse meldingsplicht over die verpakking, via Fost Plus of Val-I-Pac. Onder 300 kilo verpakking per jaar blijft dat beperkt tot een melding. Vraag na bij je boekhouder of bij UNIZO wat voor jou geldt.

Je boekhouder wil ook weten hoe Shopify je uitbetaalt: gebundeld, met de kosten er al af.

Testen en lanceren

Wie één keer zelf een bestelling plaatste, inpakte en verzond, weet wat er op de dag van de lancering gebeurt. Daarom testen we samen, vóór de shop opengaat.

Samen testen

We plaatsen een bestelling met een echte betaling. Dat moet, want Bancontact werkt niet in een testomgeving. Jij krijgt dat bedrag meteen terug. Daarna pak jij die bestelling in, maak je een label, en lees je de mails die een klant krijgt: de bevestiging, de verzending en de terugbetaling. We proberen ook een retour via de herroepingsknop. Zo merk je meteen of je verzendprijs klopt en of alles duidelijk is.

De eerste week

Kies voor de lancering een dag waarop je er de week erna bent, liefst geen vrijdag en niet vlak voor een vakantie. Bekijk in die eerste week elke dag je bestellingen. Na een week kijken we samen hoe het loopt.

En komt er toch een bestelling binnen voor je er klaar voor bent: geen probleem. Je kan ze later inpakken, of annuleren en terugbetalen.

Vragen die we vaak krijgen

Bronnen

• Lawbase: herroepingsrecht online
• Flamée & Partners: herroepingsknop verplicht voor webshops
• Legal News: verplichte herroepingsknop in de EU
• Shopify Help: Bancontact
• Klarna: Klarna op Shopify
• bpost: tarieven 2026
• Accountable: de OSS-regeling
• Legal News: cookiebanner, de regels in België
• WisePIM: GPSR voor online verkopers
• UNIZO: verpakkingen, Fost Plus en Val-I-Pac
• iubenda: einde van het ODR-platform
• Shopify: regels voor kortingen
• Sendcloud: prijzen België
• Shopify Help: verzendlabels kopen in Shopify
• bpost: voorkeurtarieven voor bedrijven 2026
• bpost: plug-ins voor webshops